O czym najczęściej nie myślisz, gdy zaczynasz biznes?

Czy pracujesz tylko w biznesie?

Praca w biznesie to wykonywanie działań, które znasz, lubisz i umiesz wykonywać. A na dodatek jesteś zadowolony, gdy te działania wykonujesz. Ale od dawna znany jest podział na 2 rodzaje zadań – praca w biznesie i praca nad biznesem.

Praca nad biznesem to z kolei wiele różnych czynności, które ten biznes organizują, umożliwiają, administrują – szerzej pozwalają mu trwać i się rozwijać. To z grubsza rzecz biorąc, jest powszechnie znana informacja.

W czym zatem tkwi problem?

Otóż dział pracy nad biznesem się powiększa. Jeszcze w końcu ery postindustrialnej (koniec ubiegłego wieku i stulecia) praca w biznesie zajmowała 80% czasu, a praca nad biznesem zaledwie 20%. Obecnie jest dokładnie odwrotnie. Taka jest też struktura cen produktów i towarów, które nabywasz. Jeżeli kupujesz jabłka w supermarkecie po 4 zł za kg, to producent i dostawca otrzymuje 70–90 groszy za kg. Reszta to dodatkowe koszty ceny. Transport, hurtownia, przechowywanie, opakowanie, marketing, merchandising etc.

Nie każdy jest jednak producentem. Jaki ma to zatem związek z Twoim biznesem?

Nie każdy jest księgową, ale musisz umieć wystawić fakturę. Nie każdy jest informatykiem, ale musisz umieć napisać e-mail. Nie każdy jest negocjatorem, ale musisz umieć rozmawiać z klientami, etc.

Jak widzisz, pewne rzeczy wydają się oczywiste, ale jest ich więcej. Dlatego warto pomyśleć wcześniej o tym, co ma wpływ na Twój biznes i z pewnością będziesz musiał się tym zająć, oczywiście im wcześniej, tym lepiej.

A żeby łatwiej zagłębić się w te zagadnienia, zacznę od anegdotki. Otóż w latach 80. na Uniwersytecie Warszawskim pojawiło się dobro kulturowe o nazwie fotokopiarka.  Do fotokopiarki przypisana była pani, która miała stosowne przeszkolenie bhp z zakresu wykonywania fotokopii… Dziś jest to wiedza podstawowa i nikt nie pyta o umiejętność obsługi sprzętu biurowego.

Czym zatem jest praca  nad biznesem?

Gdyby wyliczać konkretne działania, to lista byłaby bardzo długa. Na pewno jest to stworzenie modelu biznesu, czego wiele osób nie rozumie i nie robi. Wynika to z braku rozróżnienia biznesu i samozatrudnienia. Biznes jest wtedy, gdy stworzony system działa niezależnie od jego twórcy. McDonald czy też Coca Cola będzie działać niezależnie od tego, kto jest właścicielem. Zakład fryzjerski czy też mechanika samochodowa są natomiast uzależnione od samozatrudnionego właściciela. Jego choroba lub śmierć kończy działalność.

Niezależnie od podziału na biznes i samozatrudnienie jest więcej czynności – to umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, budowanie i rozwój zespołu specjalistów, sprzedaż, rozwój produktu i usług. Ponieważ nie ma jednej „prawomocnej” zasady podziału – popatrzmy na proste schematyczne rozumienie.

Praca nad biznesem to przede wszystkim 2 filary. Pierwszy filar to szeroko pojęty marketing. Drugi filar to zarządzanie finansami. Twój biznes potrzebuje ich do rozwoju, tak jak Ty potrzebujesz dwóch nóg, aby stabilnie się poruszać.

Dlaczego w dzisiejszych czasach bez marketingu nie można sobie absolutnie poradzić?

Jeżeli nie pracujesz nad marketingiem, to na pewno nie uzyskujesz żadnych właściwych efektów. Czasy, kiedy rynek brał tylko dlatego, że była podaż, skończyły się, tak było w Epoce Rynku Wschodzącego. Wszystko, co się na rynku pojawiło, było natychmiast przez rynek zasysane, bo nie było konkurencji.

Następna była Epoka Rynku Nasyconego, kiedy wszystko wyrównało się i zaczęły się pojawiać alternatywy. Ale my żyjemy w Epoce Rynku Przesyconego. A to oznacza, że klient zawsze może kupić albo taniej, albo lepiej, albo więcej u Twojej konkurencji. A Ty, jeśli chcesz zachować swoją pozycję rynkową – musisz dawać zawsze wartość dodaną i budować odpowiednie relacje z klientem. Jeśli mówimy o budowaniu relacji z klientem, to temu właśnie służą działania marketingowe.

Marketing jest skomplikowanym problemem i działania mają również wiele zmiennych. Jeśli nawet miałbyś miliardy na marketing i na każdym płocie napisał, że oferujesz jakiś towar, to i tak w pewnym momencie Twoja reklama przejadłaby się i nikt by już na nią poważnie nie reagował. A więc musisz zawsze badać drobnymi działaniami, jakie efekty możesz uzyskać. Chodzi o to, aby nie znudzić, nie zobojętnić i nie zniechęcić klienta. Zadaniem jest zaciekawić klienta i ofiarować rozwiązanie jego problemu w taki sposób, żeby był skłonny kupić to, co masz do sprzedania.

Jakie działania marketingowe możesz podjąć?

Do działalności marketingowej w dzisiejszych czasach zaliczamy różne umiejętności, a jest to przede wszystkim praca w social mediach. Polega to na umiejętności pokazania wartości dodanej do Twoich usług lub Twoich produktów w taki sposób, żeby było to zrozumiałe. Nawet wynajęci przez Ciebie specjaliści muszą bazować przecież na Twoich informacjach. A więc to Ty określasz korzyści klienta, Ty określasz cechy i zalety twojego produktu. Ty musisz pokazać, czym on się różni od innych i dlaczego warto to nabyć.

Do podstawowych umiejętności należy więc obsługa social mediów, rozeznanie się w nich oraz ich wybór. Konieczne jest dookreślenie własnej grupy docelowej klientów. Potrzebne są podstawowe umiejętności edytorskie związane z pisaniem krótkich tekstów, umiejętność nakręcenia krótkiego wideo, podstawowa umiejętność robienia i wysyłania zdjęć, obrabiania ich, edytowania. Różnorakie aplikacje, które masz w telefonie lub możesz ściągnąć na tablet czy komputer, pomagają w rozwiązaniu tego problemu.

Należy również określić relację procentową pomiędzy tym, co zarabiasz, a wydatkami, jakie musisz ponosić na marketing. Na ogół jest to 20%–25%, czyli żeby mieć 10 000 zł obrotu, musisz wydać 2000–2500 zł na marketing.

Co jest drugim filarem działania w pracy nad biznesem?

Wszystko to, co wychodzi przy budżetowaniu i planowaniu finansów firmy, niezależnie od tego, jak duża ta firma jest. Dotyczy to także jednoosobowej działalności gospodarczej.

To zarządzanie finansami, zarówno firmowymi, jak i osobistymi. W tej materii musisz wykazać się całościowym podejściem do zagadnień finansowych. Punktowe rozpatrywanie zagadnień nic nie daje, podejmując decyzje finansowe, musisz i tak patrzeć całościowo na problem.

Co to w praktyce dla Ciebie oznacza? Oznacza to, że potrzebujesz chociażby elementarnej wiedzy z zakresu kilku mechanizmów finansowych oraz produktów finansowych, które przynależą do Twojego biznesu i z którymi spotykasz się na co dzień. Na niektóre masz mniejszy wpływ, a na inne większy. Ale musisz być świadomy tego, jak to funkcjonuje.

Pierwszy mechanizm, który jest istotny i ważny to inflacja. Oznacza, że musisz umieć oszacować skutki inflacji w bieżącym roku, jak również i w skali kilku lat. Na podstawie różnic w cenach możesz wyliczać poziom inflacji lub też na podstawie informacji o poziomie inflacji możesz prognozować i przewidywać własne ceny. Bez tej umiejętności będziesz mieć niewłaściwe przepływy finansowe i kłopoty.

Punkt drugi to niewątpliwie umiejętności i wiedza związana z kredytami i leasingiem. Tu często możesz się posiłkować pracą doradców kredytowych lub leasingowych. Ale to doradztwo jest ograniczone raczej do elementu zakupu kredytu lub leasingu w momencie, kiedy się o nie starasz. Jeśli jednak już taki mechanizm masz i chcesz przewidywać np. skutki podniesienia stóp procentowych, to raczej takich informacji nie otrzymasz. Bez tego trudno ci kalkulować i przewidywać. A musisz wiedzieć, o ile wzrosną Twoje raty kredytowe lub leasingowe, żeby wiedzieć, czy stać się na utrzymanie takiego produktu.

Kolejnym elementem jest ustawianie marży i narzutu. Większość osób nie rozumie, czym w zasadzie jest marża i czym jest narzut, ponieważ nagminnie mylą te dwa pojęcia. Dlatego warto, żebyś dowiedział się, że marża i narzut to nie jest to samo. Narzut oznacza kwotę, którą dokładasz do swojego produktu. Produkt możesz kupić za grosz i sprzedać za 100 zł i masz milion procent narzutu. Natomiast marża oznacza procent zysku w cenie, jeżeli coś sprzedajesz za 100 zł, a kupiłeś to za jeden grosz, to masz 99,99% marży. Musisz zatem umieć kalkulować swoją marżę i swój narzut również na podstawie danych wynikających z inflacji. Ale nie zawsze możesz indeksować swoje ceny zgodnie ze wskaźnikami inflacji. Dlatego potrzebujesz kolejnego elementu wiedzy i kompetencji.

Następny element wiedzy finansowy to umiejętność obliczania zagadnień związanych z punktem opłacalności biznesu. Ta umiejętność to wyliczenia związane z Break Even Point. BEP, czyli punkt opłacalności biznesu, to taki moment, w którym sprzedałeś tyle, że wychodzisz na 0. Innymi słowy, jeżeli uwzględnisz koszty stałe i koszty zmienne oraz swoją cenę – to po sprzedaży określonej ilości produktów lub usług wychodzisz na 0. Jeśli natomiast chcesz zarabiać, to musisz sprzedawać więcej. Dla przykładu: masz koszt stały 1000 zł i produkujesz zestawy świąteczne z prezentami. Sprzedajesz je po 140 zł, a „prezentowy” wkład kosztuje Cię 100 zł. Ile musisz sprzedać, żeby wyjść na 0, czyli opłacić stałe koszty? Odpowiedź jest prosta – to 25 zestawów, a kiedy sprzedaż 26 zestawów, to zarabiasz już 40 zł. Tak więc punkt opłacalności sprzedaży BEP oznacza umiejętność kalkulowania kilku zagadnień:

• wysokości zarobku;
• wysokości kosztów stałych;
• wysokości kosztów zmiennych;
• ceny;
• ilości sprzedanych produktów.

Te wszystkie elementy są ze sobą wzajemnym powiązane i jak widzisz, dotyczą zagadnień stricte biznesowych. Bez tych kompetencji raczej będziesz działać metodą prób i błędów i płacić za to…

Nie wszystko jest biznesem. Samozatrudnienie to sposób zarabiania, ale istnieje tu powiązanie z osobą. Biznes jest wolny od osoby.

W działaniach należy odróżnić pracę stricte w biznesie (działania branżowe) oraz pracę nad biznesem (działania przygotowawcze).

Z lotu ptaka dwa najważniejsze działy pracy nad biznesem to marketing i zarządzanie finansami.

W zarządzaniu finansami istotne jest to, co jest związane z budżetowaniem i planowaniem: obliczanie inflacji, ustawianie narzutu i marży, wyliczanie rat leasingu/kredytu, kalkulowanie punktu opłacalności biznesu.

Dr Andrzej Fesnak, EFC